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PriPaS eInvoice

Das Modul eInvoice von Prime Vision ist die Kommunikationsschnittstelle für den mehrwertsteuerkonformen und vollelektronischen Verrechnungsprozess mit Microsoft Dynamics NAV und die Alternative zur Papierrechnung.

Es unterstützt den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV. Wir arbeiten gleichermassen mit PostFinance und SIX Paynet AG als Service Provider zusammen, an die ausgehende Rechnungen versandt bzw. von denen eingehende Rechnungen empfangen werden.

Rechnungsversand

Zunächst werden Sie ein an PostFinance oder SIX Paynet AG angeschlossener Rechnungssteller. In den Stammdaten wird hinterlegt, mit welchen Kunden Sie den elektronischen Austausch von Rechnungen vereinbart haben. Sie erstellen Ihre Rechnungen in Microsoft Dynamics NAV wie gewohnt. Nach dem Verbuchen werden diese Rechnungen für die Übermittlung an den Service Provider vorgemerkt. Die Übermittlung erfolgt via eInvoice entweder manuell auf Knopfdruck oder
vollautomatisch nach Zeitplan (z.B. automatischer Versand aller erstellten Rechnungen im 30 Minuten Intervall).

Sie haben die Möglichkeit, zeitgleich zur elektronischen Übermittlung, die Rechnungen im firmenspezifischen Layout als PDF mitzusenden oder einen Papierbeleg zu drucken. Neben der
Protokollierung in Microsoft Dynamics NAV ist der Status der Übermittlung (exportiert, bestätigt, etc.) zusätzlich auf jedem verbuchten Rechnungsbeleg sichtbar. Die Service Provider bereiten Ihre Rechnung mehrwertsteuerkonform auf und leiten diese an das ERP-System Ihres Kunden weiter.

Rechnungsempfang

Das Modul eInvoice unterstützt ebenso den Empfang von elektronischen Rechnungen. Dabei ist zu unterscheiden, ob eine Rechnung mit oder ohne Bestellreferenz eingetroffen ist.

Mit Bestellreferenz
Es ist bereits eine Bestellung und ein Wareneingang in Microsoft Dynamics NAV vorhanden. Die Rechnung wird via eInvoice vom Portal des Service Providers in ein Importjournal eingelesen. Dabei prüft das System von Ihnen vordefinierte Schlüsselfelder (z.B. Kreditorennummer, Artikelnummer, Betrag) ab. Aufgrund dieser Schlüsselfelder erfolgt die Zuordnung der Rechnungspositionen zum entsprechenden Wareneingang. Sollte dies nicht gelingen, stellt der Bearbeiter die Zuordnung
manuell her. Erst dann wird die Eingangsrechnung erstellt. Somit ist gewährleistet, dass nur fehlerfrei zugeordnete Rechnungen importiert werden.

Ohne Bestellreferenz
Es ist keine Bestellung in NAV vorhanden (z.B. beim monatlichen Erhalt der Telefonrechnung). Die Zuordnung im Journal erfolgt über „Best Match“. Dies ist eine Funktion in eInvoice, über die das System eine Rechnung, die ähnliche Kriterien wie vorherige erfüllt, mit der gleichen Stammdatenzuordnung
versieht. Best Match ist lernfähig: Umso mehr Rechnungen mit eInvoice importiert werden, umso grösser der „Erinnerungsschatz“, auf den die Best Match-Funktion zugreifen kann. Die Zuordnung kann manuell durch den Bearbeiter korrigiert werden. Wiederum auf Knopfdruck erfolgt die Erstellung der Eingangsrechnungen in Microsoft Dynamics NAV.

Ihr Nutzen

  • Effizienter Rechnungsprozess: Sie erhöhen den zeitlichen Durchlauf Ihrer Rechnungen durch Reduktion von manuellen Tätigkeiten und Medienbrüchen.
  • Höhere Prozessqualität: Sie minimieren die Verlustrate von Rechnungen und ihre Fehlerquote und damit arbeitsaufwändige Korrekturen.
  • Umfassende Sicherheit: Sowohl die Prime Vision als auch die Service Provider arbeiten nach den derzeit aktuellsten Sicherheitsstandards.
  • Schonung wertvoller Ressourcen: Nicht zuletzt ist die elektronische Rechnung wesentlich umweltfreundlicher als die Papierrechnung.

Mit eInvoice von Prime Vision steigern Sie die Effizienz Ihres durchgängigen Rechnungsprozesses und beweisen Ihrer Kundschaft und der Konkurrenz, dass Sie bei der Rechnungsabwicklung wegweisend sind.

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PostFinance ist die Nummer eins im Schweizer Zahlungsverkehr. Im Bereich E-Rechnung kann PostFinance auf über zehn Jahre Erfahrung zurückblicken. Sowohl Grossunternehmen als auch Kleinbetriebe können dank der verschiedenen E-Rechnungslösungen von PostFinance die Vorteile der E-Rechnung nutzen.

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Im Auftrag der Schweizer Banken betreibt SIX Paynet AG das grösste Schweizer Netzwerk für die Abwicklung elektronischer Rechnungen sowie die Lastschriftverfahren LSV+ und BDD. Kunden profitieren von einfachen, effizienten und kostengünstigen Rechnungsprozessen. 

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